Microsoft Word hay MS Word là một trong những ứng dụng thuộc bộ công cụ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Đây là chương trình xử lý văn bản được sử dụng chủ yếu để tạo ra các loại tài liệu đa dạng như tiểu thuyết, luận văn, thư từ, sơ yếu lý lịch, ấn phẩm quảng cáo, thiệp chúc mừng, lịch trình, báo cáo, giáo án, làm bài tập, bài kiểm tra của học sinh…
Hiện nay, Word là một trong những phần mềm phổ biến nhất trên toàn cầu. Điểm đáng chú ý nhất của Word là khả năng cho phép người dùng tạo điểm nhấn bằng việc thêm màu sắc, hình ảnh, biểu đồ, chữ nghệ thuật… Và các công cụ trực quan khác, từ đó làm cho văn bản trở nên đa dạng và hấp dẫn hơn.
Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ tích hợp dễ dàng với các chương trình khác trong bộ Microsoft Office. Ví dụ, bạn có thể nhúng bảng tính đã tạo trên Excel vào tài liệu Word. Khi có sự thay đổi dữ liệu trên bảng tính Excel, các dữ liệu đã nhúng trong tài liệu Word sẽ tự động được cập nhật.
Bạn có thể tạo và lưu trữ tài liệu trên đám mây trực tuyến bằng Microsoft Word. Điều này giúp bạn dễ dàng chia sẻ file và làm việc cùng những người khác.
Microsoft Word có thể giúp bạn soạn thảo và xử lý mọi loại văn bản.
Hiện tại có nhiều phiên bản của Word phù hợp với từng thiết bị khác nhau.
Để nắm bắt kỹ năng sử dụng Microsoft Word hiệu quả, bạn nên khởi đầu bằng việc thực hành trên phần mềm Word trên máy tính hoặc sử dụng phiên bản online của Microsoft Word.
2. Làm quen với giao diện và tính năng cơ bản trong Microsoft Word
Để bắt đầu sử dụng Word, bạn có thể nhấn vào nút Start hoặc nhấn tổ hợp phím Windows trên bàn phím. Sau đó, tìm Microsoft Word trong danh sách ứng dụng và mở phần mềm bằng cách nhấp chuột vào đó.
Một file tài liệu MS Word sẽ cung cấp các thành phần và công cụ chính như sau:.
Giao diện làm việc chủ yếu của Microsoft Word.
Chú thích:.
(1) Thanh Tiêu đề: Bao gồm các nút thu nhỏ/phóng to/đóng cửa sổ và hiển thị tên tệp của tài liệu đang được soạn thảo.
(2) Than công cụ Truy cập Nhanh (Quick Access Toolbar): Các thao tác nhanh bao gồm Lưu, Hoàn tác, Quay lại.
(3) Tab Tệp: Thực hiện thao tác với tệp tài liệu như tạo tệp mới, mở tệp hiện có, lưu tệp đang chỉnh sửa, in văn bản và đóng tệp.
(4) Thanh công cụ (Ribbon): Bao gồm các chức năng cần thiết để soạn và chỉnh sửa văn bản như:.
(5) Cửa sổ Hiệu chỉnh: Hiển thị nội dung của tài liệu.
(6) Thanh cuộn (Scroll Bar): Di chuyển đến nội dung tài liệu cần hiển thị.
(7) Thanh trạng thái (Status Bar): Hiển thị dữ liệu về tài liệu.
(8) Chức năng điều khiển thu phóng trang chiếu: Được sử dụng để phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, giúp tập trung vào một nội dung cụ thể hoặc xem tổng quan văn bản.
≫>Xem thêm: Onedrive? Cách tận dụng Onedrive hiệu quả.
3. Cách soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Word
Để bắt đầu viết văn bản, hãy gõ chữ tại vị trí mà con trỏ đang nhấp nháy. Để di chuyển con trỏ, bạn có thể sử dụng chuột hoặc các phím mũi tên.
3.1 Cách định dạng chữ trong văn bản
Trước khi chỉnh sửa hoặc định dạng văn bản, hãy làm cho vùng văn bản cần chỉnh trở nên đậm. Sau đó, chọn các công cụ để định dạng chữ tại tab Trang đầu (Home):.
Ý nghĩa các nút định hình chữ trong văn bản Word.
≫>Xem thêm: Email doanh nghiệp Microsoft chất lượng.
3.2 Định dạng đoạn văn
Các công việc định dạng đoạn văn bao gồm:
Văn bản sau khi đã được sắp xếp.
Canh lề văn bản.
≫>Xem ngay: Google Workspace tính năng đầy đủ.
3.3 Định dạng kiểu văn bản.
Để tránh sự nhàm chán và đảm bảo tài liệu đã soạn được chỉn chu và chuyên nghiệp, bạn nên định dạng lại văn bản với phong cách nhất quán. Đồng thời, bạn cũng nên lựa chọn tiêu đề, kiểu phông chữ và kiểu đoạn văn phù hợp để tăng trải nghiệm trực quan cho người đọc. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Đánh dấu đoạn văn bản cần định dạng bằng cách bôi đen.
Bước 2: Trên thanh công cụ, hãy chọn tab Home (Trang đầu) và sau đó chọn Styles (Kiểu). Tại đây, bạn sẽ thấy một danh sách các kiểu văn bản mà Microsoft Word đã cung cấp sẵn. Để xem trước phong cách của các tiêu đề, dòng và đoạn văn bản, chỉ cần di chuột qua một kiểu bất kỳ.
Bước 3: Nhấp chuột vào loại mong muốn để đặt phong cách cho tất cả nội dung văn bản.
Ngoài ra, nếu bạn muốn xem đầy đủ các loại có sẵn, hãy nhấn vào nút More.
Định dạng kiểu văn bản.
Lợi ích khi định dạng phong cách viết:
Xem thêm: Chi tiết về tính năng và chi phí của Email doanh nghiệp, đảm bảo an toàn và bảo mật với dung lượng lưu trữ đám mây lớn, và bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
4. Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản Microsoft Word
Ngoài việc chỉnh sửa văn bản, việc thêm các công cụ trực quan vào Microsoft Word sẽ giúp tài liệu của bạn có giao diện khoa học và hấp dẫn hơn.
Các công cụ phổ biến bao gồm bảng biểu để hiển thị dữ liệu một cách ngắn gọn và có hệ thống, hình ảnh để minh họa cho văn bản, và biểu đồ để thể hiện tương quan số liệu và làm báo cáo.
4.1 Cách chèn bảng
Cách 1: Để tạo bảng, bạn có thể chọn Insert > Table và sau đó di chuyển con trỏ chuột để chọn số cột và số hàng mong muốn. Cuối cùng, nhấn chuột trái để tạo bảng.
Cách 2: Để tạo một bảng lớn, bạn có thể chọn Insert > Table > Insert Table, sau đó nhập số hàng và số cột mà bạn muốn tạo.
4.2 Cách chèn biểu đồ
Bước 1: Lựa chọn Insert > Biểu đồ.
Bước 2: Lựa chọn hình thức biểu đồ và nhấp đúp vào mẫu biểu đồ mà bạn muốn.
Bước 3: Tiến hành nhập dữ liệu vào bảng tính mới xuất hiện. Các dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị trên biểu đồ.
Bước 4: Đóng spreadsheet để hoàn thành.
Microsoft Word cho phép nhập bảng, đồ thị vào trong văn bản.
4.3 Cách chèn ảnh
Bước 1: Chọn Insert > Hình ảnh.
Bước 2:.
5. Lưu tài liệu đã soạn thảo
Bạn có thể lưu file trong nhiều định dạng khác nhau bằng Microsoft Word để phù hợp với mục đích sử dụng.
5.1 Cách lưu tài liệu Word đã soạn vào thiết bị
Bước 1: lựa chọn File > Lưu.
Bước 2: Cửa sổ Lưu hiện lên, lựa chọn đường dẫn thư mục để lưu file tài liệu.
Bước 3: Đặt tên tập tin cho tài liệu ở phần Tên Tập Tin.
Bước 4: Lựa chọn định dạng lưu tài liệu trong mục Save as type. Có thể lưu tệp tài liệu Microsoft Word dưới các định dạng file khác nhau như:
Lưu tài liệu trong phần mềm Microsoft Word.
Bước 5: Nhấn vào nút Lưu để hoàn thành việc lưu tài liệu vào máy.
5.2 Lưu tài liệu vào đám mây
Khi chỉnh sửa hoặc thay đổi văn bản trong các tệp được lưu trữ trên thiết bị, bạn cần liên tục lưu lại chúng để tránh mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu tệp được lưu trên đám mây OneDrive, mọi thay đổi sẽ tự động được cập nhật.
Cách lưu trữ tài liệu vào đám mây:
Bước 1: Chọn Tập tin > Lưu thành > OneDrive.
Bước 2: Đặt tên cho file và nhấn nút Lưu.
Microsoft Word là sự lựa chọn tốt nhất cho việc soạn thảo các loại văn bản, đặc biệt là những tài liệu dài với cấu trúc phức tạp. Những thao tác cơ bản này chỉ là những gì bạn có thể làm dễ dàng khi mới bắt đầu làm quen với Word. Khi bạn đã thành thạo các tác vụ này, bạn có thể khám phá các tính năng phong phú khác để tạo ra một tài liệu khoa học, hấp dẫn và hiệu quả.
